文：汪士瑋
「顧問，去年因為疫情，公司的政策是遇缺不補。在部門人力吃緊的狀況下，主管請我暫時接手離職同事的工作。那時說好了，只要新人進來業務就會再交接出去。可是現在新人Amy已經進來兩個月，也已經跟大家都介紹以後這樣業務由Amy負責，但是大家都還是繼續找我，這是要怎麼辦啊?」28歲的Betty綁著高高的馬尾，面帶笑容坐在我的對面。雖然說著自己的困擾，還是充滿元氣的樣子，感覺得出她是個很有能力的員工。
「你說得大家指的是那些人呀?」
「就是這個專案會牽涉到的跨部門的主管呀，像是行銷部、業務部，還有我的主管。他們習慣性都還是會找我，辦公室小小的，他們找我我也不好就直接跟他們說業務轉給Amy，請出門左轉喲~這樣應該不好吧。而且他們跨部門這樣一直來跟我說要做這做那，我覺得也不對吧…
「那你的主管怎麼看呢?」
「我的主管就人很好呀，覺得是公司的事，協助他們也沒關係。」
「嗯嗯，原來是這樣。你有跟你主管談過新人對業務熟悉的狀況嗎?」
「沒有耶，我就是帶著新人做，沒有特別說甚麼。不過新人每個月要做的業務，每一項我都帶過她做了兩遍，我覺得應該沒有問題。」
「也許你可以跟主管討論，訂一個明確將業務劃出去的時間。不過你這樣跟主管提的時候，他應該會想要知道新人目前了解的狀況，你會怎麼跟他說呢?」
「就還不錯呀。」
「我們可以再具體一點跟主管說明，例如：每個月要負責的會議，我已經帶她做過兩遍，第一遍有仔細說明給她聽，第二遍讓她部份參與，看來她都已經理解。我建議是第三個月開始就放手讓她去執行，邊做她才知道會有甚麼地方還需要釐清，需要的時候我再來協助她。」
「喔喔，原來是這樣，我要主動跟主管討論。」
「是呀，人是你在帶著做，主管事情多可能也一下子沒想到時間就過去了，你可以提醒主管一下。」
「好呀，我明天就跟主管提，可是顧問，跨部門的行銷主管常常就跑來直接找我，我只好趕快接著做，回覆給他，這要怎麼辦呢?」
「只要找你，你就會很快回覆給他，這多好呀，如果我是他我也不需要改變，這多順呀。」
「所以我不要做嗎? 這樣會不會得罪人?」Betty訝異的睜大了眼睛看著我。
「你可以幫忙了解跟留言，再轉給Amy後續去回覆處理呀。」
「對厚，不過Amy 不太敢回信，每次都要找我每句話都看過她才敢發。」
「那就要看你想要煩惱一個月還是煩惱一整年囉。Amy請你幫她看，一開始可能改得比較多，但是她慢慢上手，找到自己的回應模式，你就不用再幫她看了。如果你直接接手一直做，這個業務就還再你身上，這煩惱就繼續囉~~」
「我明白了，我會協助Amy完成!!」
「在協助過程中，你要掌握兩個原則，逐步放手、正向肯定，這樣才能讓Amy在過程中能培養信心，不會你花時間帶了，她卻不適應、挫折又要走了，又要再來一遍!」
「原來是這樣!! 我知道了，我明天會先跟Amy說她這兩個月有哪些做得好的地方，也讓她知道我準備跟主管說業務要交給她的事情；然後再就去跟主管談，讓他知道Amy的狀況，訂好整個專案移交過去的時間，請她跟跨部門的主管也都告知。之後跨部門的主管來找我，我就協助了解，讓Amy出面去處理!!」
「沒錯，新人承接業務的過程，你可以協助大家都有信心。其實，大家現在還習慣找你，正是肯定你在代理的這段時間裡做的很棒，不是嗎?」
「哈哈，是這樣喲~~好像是耶。」Betty可愛的抓抓頭，笑了起來。
「肯定別人的時候，記得也要肯定自己喲，要記得多看自己做得好的地方，也要持續培養自己的信心。你做的很棒!!」我笑著跟Betty說。
「謝謝顧問，我知道怎麼做了!!」
如果你手邊的業務也有類似權責不明的的狀況，不妨運用四步溝通力：【客觀評估】、【明確表達】、【逐步放手】、【正向肯定】，協助大家重新回到順暢的流程中，你的業務也會做得更順手喲!!
圖片：William Fortunato／Pexels
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